Det är söndag och inkorgen är full med mail. Det är nyhetsbrev, mail som du har svarat på, mail som du borde svara på, mail som du kanske ska läsa – huller om buller om varandra. Känns det igen? Tänk om man hade en bättre e-poststrategi och slapp en stökig inkorg inför den nya arbetsveckan!
Jag avundas de som är strukturerade och har en ”inbox zero-strategi” och kan på så sätt få mer gjort. Snubblade över en artikel i ämnet idag, som du kan läsa i sin helhet här.
I grund och botten handlar et om att kategorisera alla dina mail i någon av dessa sju kategorier:
- Behöver ej besvaras och inte läsas.
- Mail som ska arkiveras (t ex kvitton).
- Bör besvaras, mer av artighet än måste.
- Att läsa vid tillfälle – mer av ”nice to read” än ”need to read. Det är genom att vara duktig på att spara mail i denna kategori och förra, som man på allvar ökar sin produktivitet.
- Att besvara – men inte idag. Spara alla mail som behöver besvaras men inte idag i en egen mapp, t ex efter veckodag de ska besvaras (har du en mapp som heter måndag, tisdag, onsdag osv kan du gå in i dagens mapp och hitta de mail du ska hantera just den dagen).
- Besvara idag – svara på mailen direkt eller innan dagen är slut.
- Att följa upp – kan vara mail du skickat eller fått. Används med fördel enligt upplägget i #5.
När du väl kategoriserat dina mail enligt dessa kriterier är det bara att:
- Skapa mappar nummer 2-5.
- Nummer 2 kommer att behöva fler mappar, beroende på projekt.
- Nummer 3 och 4 kan vara samma mapp.
- Nummer 5 behöver flera mappar också. Exempelvis en för varje veckodag och en för varje månad.
Lycka till!
Är du intresserad av läsa mer om Inbox Zero, är här några lästips:
Mashable: 5 Tricks to Finally Achieve Inbox Zero
Gigaom: The myth of Inbox Zero and the path to peace of mind
Techcrunch: Happy Email Overload Day! Some Tips To Reach Inbox Zero With Your Sanity Intact
