Här kommer andra posten av tre i min serie Hur man lyckas som egenföretagare. Idag tipsar jag lite om hur man jobbar smart och håller disciplinen uppe.
Ok, du har lämnat en myllrande arbetsplats full med kollegor och massor av möten för att börja jobba som din egen. Det kan innebära en stor skillnad för hur din arbetsdag ser ut. Den goda nyheten här är att det är du som bestämmer hur jobbet ska skötas framöver. Sätt dig därför ner och fundera på vad ditt jobb innebär. Vad behöver utföras och hur får du bäst förutsättningar att göra det bra?
Sortera sedan upp ditt arbete utifrån fyra områden; arbetsmiljö, arbetsverktyg, disciplin och inspiration.
Arbetsmiljö
Utnyttja det faktum är det inte förväntas att du ska vara på ett kontor – nu bestämmer du var du jobbar! Även om vi i praktiken kan göra så när vi är en del av ett sammanhang, är det väldigt få som tar sig utanför kontorsnormen 9-17. Det är synd. Jag tror att fler skulle få mer gjort och en bättre effektivitet om de vågade lämna sitt skrivbord och utmana konventionerna kring vad ett arbete innebär.
Börja med fundera på i vilken miljö får du mest gjort? Detta varierar säkerligen, men det kan vara bra att identifiera olika favoritplatser beroende på jobbets syfte.
– Hemma kan fungera bra om du behöver ringa och arbeta koncentrerat med att skriva.
– Favoritfiket kanske är en plats som ger dig inspiration att tänka utanför ramarna.
– På resande fot – framförallt på ett tåg kan du få den där extra koncentrationen som behövs i och med att du sitter där du sitter i ett par timmar.
– Har du kompisar som har ett skrivbord över på en arbetsplats? Kan vara bra om du för någon dag känner att du behöver kollegor.
– Vissa arbetsuppgifter kanske bäst löses genom att du sitter hos din uppdragsgivare?
– Bibliotek är ofta sköna platser att sitta och läsa och jobba på.
– Sitter du i långa telefonmöten där du inte behöver använda dator samtidigt är promenaden ypperlig kombination till detta.
Verktyg
Om du väljer en mobil arbetslivsstil, måste dina arbetsverktyg även vara så. Du kommer också märka att när du slipper det stora företagets IT-policy, så öppnas en ny värld av möjligheter och smarta verktyg.
Här är mina favoritverktyg:
Google Docs – att kunna dela och skriva samtidigt i samma dokument med en kund eller kollega sparar enormt mycket tid. Alla versioner finns på ett och samma ställe, alltid uppdaterat och tillgängligt för alla inblandade parter. Jämför detta med att jobba i ett word-dokument. Man skickar ut en text och får tre mail tillbaka med olika personers korrigeringar och track changes som man sedan måste klippa och klistra in i ett master-dokument. Behöver man sedan snabbt få tillgång till ett dokument måste man jaga tag i den person som har senaste version på sin dator. Hur många timmar i veckan sparar man på att alla jobbar och kommenterar i samma dokument?
Dropbox – alla filer jag har i min dator ligger i dropbox, vilket innebär att jag kommer åt allt ifrån telefon, padda eller annan dator. Skulle min egna dator bli stulen eller kraschad ligger allt i molnet. Dropbox erbjuder 1 000 GB i utrymmer för 99 euro per år. Blir datorn stulen kan jag dessutom fjärradera alla filer som ligger på den.
Evernote – jag använder sällan papper och penna numera. Alla anteckningar jag gör, gör jag i Evernote. Systemet är lätthanterat och sökbart med olika taggar. Självklart ligger alla anteckningar i molnet på samma sätt som Dropbox. Finns som app för dator, mobil och platta.
Harvest – här gör jag mina fakturor. Det finns även möjlighet att logga tid för de projekt som går på löpande timme. Finns även som app.
Wunderlist – det finns miljarders to-do-listor som funkar på nätet och som appar. Jag har testat ett 10-tal av dem och jobbar med avancerade system med kategorier baserat på kund. Jag hade till och med en app där jag kunde göra att-göra utifrån situation, tex sitter i bilen och kan ringa, sitter på tåg och har tid att tänka etc. Den app som funkar bäst för mig just nu är Wunderlist. Denna utmärker sig inte mer än någon annan. Det går att dela listor med andra användare och du kan göra kategorier och så vidare. Jag gillar designen på Wunderlist, vilket gör att jag använder den varje dag.
Disciplin
Den vanligaste frågan jag får när jag berättar att jag jobbar hemifrån är om arbetsdisciplin. Hur får du ro att jobba en hel dag hemma utan att kolla på TV, plocka tvätt, tömma diskmaskin etc?
Till att börja med så jobbar jag mindre i antalet timmar per dag som egen företagare jämfört med när jag jobbat på en ”riktig” arbetsplats. Bara det faktum att jag inte är en del av ett företags organisation besparar mig 5-10 timmar i veckan på meningslösa möten där man är med ”bara för att”. Jag har heller ingen pendlingstid vilket sparar 5-10 timmar i veckan. Så visst finns det tid för att fixa hemma. Men jag förstår invändningen. Visst kan det vara lättare att småstäda hemma istället för att skriva den där planen som inte känns så inspirerande just nu. Trytande inspiration kan man ha på ett kontor också. Jag har upptäckt att hushållsarbete och telefon är en skön kombo. Att plocka ur diskmaskin eller sortera tvätt och samtidigt prata i telefon är suveränt. Men sedan gäller det att stänga ute det stökiga huset och koncentrera sig på sitt jobb – DÄR krävs disciplin.
Jag läste en underbar krönika av Jan Gradvall där han refererar till författaren Francesco Cirillo som uppfunnit Pomodortekniken.
Pomodoro betyder tomat. I detta fall handlar det dock om en vridbar timer utformad som tomat. Äggklockmetoden vore därför egentligen ett mer begripligt namn på svenska.
Metoden är löjligt enkel:
1. Välj en uppgift.
2. Ställ in timern på 25 minuter.
3. Stäng av mobil, mail, Facebook och allt annat som stör din koncentration
4. Arbeta på uppgiften tills timern ringer.
5. Grattis, du har gjort dagens första Pomodoro. Ta 5 minuters bensträckare (en paus man måste ta oavsett hur bra arbetet fortlöper).
6. Upprepa.
På så sätt delar du upp dina arbetsuppgifter i ”pomodoros”. Genom att dela upp allt du ska göra i pomodoros jobbar du koncentrerat och effektivt och får mer gjort. Du kanske kan få från 40-timmars arbetsvecka till 40 pomodoros arbetsvecka (vilket blir 16,7 timmar)?
Inspiration
En av de största nackdelarna med att driva eget är att man inte har några kollegor att bolla idéer med, få en second opinion kring en text av, luncha med, lära sig något nytt av eller jobba i ett dynamiskt team med. Som egen måste man hitta andra system för detta. Man får jobba mer aktivt med fylla på med inspiration och energi, jämfört med på ett företag där detta är mer inbyggt. Vänd detta till din fördel – du bestämmer! Känner du för att gå på ett museum – gör det! Jobbar du bättre från en fiskeby i Portugal – åk dit en vecka! Verkar den där konferensen i Paris vara inspirerande – gå på den! Givet att du har råd och att du kan sköta dina uppdrag kan du ju göra i stort sett vad du vill. Maximera fördelen med att vara egen. Men man kanske inte kan åka utomlands varje vecka eller hänga på museum varje dag. Det gäller ju att hitta inspirationsnycklarna i arbetsvardagen. Här är några idéer:
– Sätt dig på ett kontorshotell med andra i samma situation som dig. Där finns både kollegor, fikaraster, tidskrifter att bläddra i och någon att rycka tag i om man behöver bolla en idé.
– Starta nätverk med andra egebföretagare som jobbar med liknande grejer – då har ni förståelse för varandras uppdrag och kan hjälpa varandra med idéer.
– Bjud in andra konsulter i ditt uppdrag – det är roligare om ni är två som delar några uppdrag mellan varandra än att ni bara jobbar helt själva.
– Testa Hoffice! Det är en ny rörelse där deltagare öppnar upp sitt hem som tillfälligt kontorshotell för andra egenföretagare. Hoffice innebär också en arbetsmetod (lite likt pomodoro) där man tillsammans uppnår uppsatta mål för dagen.
– Använd sociala medier – både för inspiration, kontakter, nätverk och som virtuell fikapaus.
Jag bloggade tidigare en serie inlägg som heter Hur jobbar DU? där jag intervjuade ett antal personer. Den person som karaktäriserar smarta och inspirerande sätt att jobba mest är Fredrik Härén, vars intervju du hitta här.
Lycka till med att få ihop ditt sätt att jobba. Kommentera gärna här om du har andra idéer på hur man jobbar smart som egen företagare.